Ohjeita ja malleja EU:n tietosuoja-asetuksen täytäntöönpanoon vesihuoltolaitoksilla
11.4.2018
VVY:n jäsenlaitoksilta toivotaan kommentteja Tietosuojan askelmerkit - hankkeessa laadittuihin malleihin (luonnokset) viimeistään maanantaina 23.4.2018. Mallit on tarkoitettu vesihuoltolaitoksille tietosuoja-asetuksen voimaantuloon valmistautumista varten. Niitä voi jo käyttää soveltuvin osin ja ottaen huomioon, että ne saattavat joltain osin tarkentua kommenttikierroksen jälkeen. Luonnoksissa on vielä muutosmerkintöjä, mutta älkää antako niiden häiritä. Ne poistetaan kommenttikierroksen päätyttyä. Huomatkaa, että aineistoa ei tule antaa vesihuoltolaitoksen ulkopuolelle. Se on laadittu konsulttityönä ja hankkeen asiantuntijaryhmän tuella. Aineisto on tarkoitettu VVY:n jäsenlaitosten (varsinaiset jäsenet) käyttöön.
Kommentoitava aineisto on VVY:n jäsensivulla hallinto- ja talousryhmän alla omassa kansiossaan.
Ensin kirjaudutaan VVY:n jäsensivuille, joissa on otettu käyttöön kertakirjautuminen. Ohjeet jäsensivulle kirjautumiseen ovat tässä linkissä. Kaikki ne VVY:n varsinaisten jäsenten työntekijät, joiden tiedot ovat VVY:n jäsenrekisterissä voivat käyttää kertakirjautumista. Jäsenrekisteriin liittyvät tiedustelut ja henkilöiden päivitykset toivomme s-postilla vvy@vvy.fi.
Jäsensivuille kirjautumisen jälkeen kyseinen aineisto löytyy näin:
1. Yläpalkista valitaan (klikataan) kohta ”Työryhmät”
2. Tämän jälkeen valitaan kohta ”Hallinto- ja talousryhmä”
3. Valitaan ”Tietosuojan askelmerkit -hanke”
4. Valitaan ”Kommentoitava aineisto”
Tietosuojaselosteen malli (luonnos) käsittää ne tilaneet, kun vesihuoltolaitos käsittelee sopimussuhteen perusteella (tai lakimääräisen velvoitteen perusteella) henkilötietoja. Vesihuoltolaitoksen toiminnassa asiakkaiden henkilötiedot ovat välttämätön edellytys.
Henkilötietojen käsittelysopimuksen malli (luonnos) on henkilötietojen käsittelyä koskeva muutossopimus, jolla korvataan olemassa olevan sopimuksen henkilötietojen käsittelyä koskevat ehdot. "Olemassa olevalla sopimuksella" tarkoitetaan edellä sopimusta, jossa esim. vesihuoltolaitos ja yritys ovat sopineet siitä, että yritys käsittelee vesihuoltolaitoksen asiakkaiden henkilötietoja.
Raportin (luonnos) tarkoituksena on, että jokainen vesihuoltolaitos voi mallin avulla muokata toimintaansa soveltuvan henkilötietojen käsittelyä koskevan ohjeistuksen. Edellä mainittuja luonnoksia voi jo käyttää apuna laadittaessa vesihuoltolaitoksen omaa ohjeistusta. Ne saattavat tosin tarkentua joltain osin kommenttikierroksen jälkeen, joten pidätämme oikeuden muutoksiin.
Pyydämme VVY:n jäsenlaitoksia toimittamaan mahdollisen palautteen luonnoksista ma 23.4.2018 mennessä Anneli Tiaiselle, anneli.tiainen (at) vvy.fi. Palautetta käsitellään 25.4.2018 pidettävässä asiantuntijaryhmän seurantatapaamisessa.
