Tunnuslukujärjestelmä nostaa esiin hyviä toimintamalleja

Järjestelmässä on tietoja eri laitosten verkostojen metrimääristä, vuotavuuksista, vuotoprosenteista ja uusimisajoista. Tietoja vertailemalla muodostuu käsitys oman laitoksen suorituskyvystä suhteessa muiden vastaavien laitosten suorituskykyyn.

­– Nopealla silmäyksellä selviää, mitä infoa kunkin vesihuoltolaitoksen kannattaa seurata omassa toiminnassaan, sanoo tunnuslukuryhmässä mukana oleva Raision vesilaitoksen johtaja Anders Öström.

 Mikäli Suomen Vesilaitosyhdistys ry:n vuosittain julkaistavaan tunnuslukuraporttiin kirjatut omat tiedot poikkeavat huomattavasti muiden laitosten toimittamista tiedosta, niin se herättää kysymyksen, mistä poikkeamat johtuvat.

– Muilta vesilaitoksilta voi sitten kysellä, miten asioiden suhteen on toimittu, jotta esimerkiksi maan alla oleva verkosto pysyy kunnossa.  Voidaan selvittää, onko oman laitoksen toiminnassa jotakin poikkeavaa, tehdäänkö ehkä turhaa työtä vai ovatko ilmoitetut tunnusluvut vain laskettu tai ilmoitettu väärin, Öström toteaa.

Ongelmia tietojen oikeellisuudessa

Anders Öströmin mukaan isot ja muita vahvemmin resursoidut vesihuoltolaitokset toimittavat tietoja järjestelmään paremmin kuin pienet, joilla ei välttämättä ole edes omaa henkilökuntaa, vaan toimivat esimerkiksi kunnan teknisen lautakunnan alaisuudessa.

– Tietojen kerääminen yhteen eri järjestelmistä vaatii oman työnsä. Toimitettavien tietojen oikeellisuutta ei nähtävästi aina tarkasteta, jolloin ne voivat olla pahastikin pielessä, hän sanoo.

Järjestelmä toki herjaa, jos syötettävät tiedot poikkeavat kovasti edellisten vuosien tiedoista. Mutta jos tietojen syöttäjä on eri henkilö kuin niiden kerääjä, niin syöttäjä ei välttämättä osaa korjata virhettä ja vaan antaa tietojen mennä.

– Jos tiedot Venlaan toimitettaisiin oikeassa muodossa ja oikeaan aikaan, niin tämä antaisi paremman vertailupohjan benchmarking-toiminnalle ja poikkeamien löytymiselle, Öström pohtii.

Etenkin laitokset, jotka eivät ole aikaisemmin tietoja Venlaan syöttäneet, mutta alkavat niin tehdä, löytävät helposti uusia kehittämiskohteita arkisen työn helpottamiseksi.

Öström arvelee, että resurssien vähäisyyden takia kaikki laitokset eivät ehdi tarpeeksi syvällisesti perehtyä hyötyihin ja mahdollisuuksiin, joita järjestelmän kautta olisi mahdollista saavuttaa. Aika menee arjen toiminnan pyörittämiseen.

– Ongelma on sekin, että kaikki Vesilaitosyhdistyksen jäsenlaitokset eivät toimita edes lakien ja säädösten mukaisia tietoja Suomen ympäristökeskuksen viranomaistoimintaa tukevaan Veeti-järjestelmään, josta suuri osa Venlan tarvitsemista tiedoista saadaan, Öström harmittelee.

Mukana paljon detaljitason tietoa

Venlassa on kaksi tasoa. Laaja taso on maksullinen ja mukanaolijat saavat käyttöönsä muita enemmän vertailutietoa oman toimintansa kehittämisen tueksi. Suppeampi maksuton taso sisältyy Vesilaitosyhdistyksen jäsenmaksuun, jossa tiedot ovat lähinnä ”viranomaistietoa”.

– Järjestelmässä on paljon detaljitason tietoa, jota ei viranomaisjärjestelmä Veetistä löydy, kuten esimerkiksi lukuja veden laadusta, vesimittareiden vaihtomääristä, asiakasvalituksista ja monesta muustakin vesilaitostoiminnan osa-alueesta.

Tunnusluvut syötetään järjestelmään kerran vuodessa, yleensä tilinpäätöksen laatimisen yhteydessä – toki tietoja saa täydentää ja syöttää muinakin ajankohtina.

– Monilla laitoksilla järjestelmän käyttö saattaa valitettavasti jäädä siihen, että luvut kerätään ja syötetään ilman että niitä myöhemmin vertailtaisiin muiden samankokoisten laitosten lukuihin, Öström harmittelee.

Tunnuslukujärjestelmä perustetiin vuonna 2006 vastaamaan vesihuoltolaitosten oman toiminnan kehittämistarpeeseen. Vuonna 2014 järjestelmä nimettiin Venlaksi. Suppeampi maksuton taso otettiin käyttöön laajemman maksullisen tason rinnalle vuonna 2016.

Ylipäätään Suomessa vesihuoltolaitokset vaihtavat avoimesti tietoja ja ovat mukana myös kansainvälisessä benchmarking -toiminnassa. Yhteistyötä tehdään etenkin lähikuntien vesihuoltolaitosten kanssa muun muassa yhteisten tapaamisten merkeissä.  

– Vesilaitosyhdistyksen tunnuslukutyöryhmässä pohdimme järjestelmän kehittämistä ja mahdollisia uusia tunnuslukuja. Toivomme että laitokset lähettäisivät meille ehdotuksia järjestelmän edelleen kehittämiseksi, Öström sanoo.

Teksti: Matti Valli

– Tunnuslukuja vertailemalla saa nopeasti käsityksen oman laitoksen suorituskyvystä suhteessa muiden vastaavien laitosten toimintaan, Anders Öström sanoo. (Kuva: oma arkisto)

Lisätietoja

Lisätietoja Vesilaitosyhdistyksen tunnuslukujärjestelmä Venlasta löydät yhdistyksen kotisivuilta kohdasta:  https://www.vvy.fi/kehittaminen-ja-tutkimus/tunnuslukujarjestelma/

Vesilaitosyhdistys on myös mukana eurooppalaisessa vesihuoltolaitosten tunnuslukujärjestelmässä. Lisätietoja: Home - European Benchmarking Co-operation (waterbenchmark.org)